Eventos: Pasos principales para crear y planificar eventos

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Hace unos días una buena colega me comentaba que quería hacer unos eventos para dar a conocer su nueva actividad en su nueva ciudad, sin embargo, no había hecho nunca eventos y no estaba segura como organizarlos de la forma correcta.

Lo primero que comenzó es a decirme que quería reservar una sala de un hotel y luego hacer una serie de actividades de networking y demás,  y la verdad es que aunque uno de los más locos para hacer eventos en su día fue un servidor, creo que es importante tener en claro cuál es el motivo por el que quieres hacer eventos, ya que si no la organización se te puede volver una pequeña locura.

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Pasos principales para organizar tus eventos:

1.- Identifica bien el nicho en el que te vas a mover. Esto implica tener muy bien definido tu público objetivo, los principales problemas que ese público objetivo tiene y las posibles soluciones que tu le puedes aportar a esos problemas, si no dejas esto bien claro, no tendrán un evento, tendrás un grupo de gente que irá a un sitio y que posiblemente no volverá cuando les vuelvas a llamar. Si les ofreces soluciones bien claras podrás sin problema volver a convocar, tu público objetivo verá esa convocatoria como una inversión tanto a nivel de tiempo, como de conocimientos y posiblemente de contactos. Para este punto te recomiendo leer mi post sobre Neuromarketing, te servirá.

2.- Identifica el tipo de eventos o eventos que quieres organizar. Las fórmulas para hacer eventos son múltiples, cada día surge una nueva, desayunos, tertulias, eventos masivos, reuniones informales, reuniones de networking, fiestas, etc.

3.- Determina de forma clara los objetivos que quieres conseguir. Ya sean de número de participantes, de ingresos que quieres conseguir, de tarjetas que quieres tener al finalizar el evento, de número de reuniones de negocio que quieres tener después del evento, etc. Piensa que los eventos tienen los pre-eventos, los eventos y el post-eventos y las tres partes las tienes que tener muy bien definidas. Estos objetivos son fundamentales para tenerlos bien claros tu, pero también para que tus colaboradores o personas que trabajan contigo los tengan bien claros y tanto tu como ellos sepáis que podéis esperar de los eventos.

4.- Decide las fechas en las que harás los eventos. Es importante que las decidas con fechas bien anticipadas, ya que además de la organización de los propios evento tendrás que contar con posibles problemas e incidencias que puedas encontrarte.

5.- Elige los sitios para hacer los eventos. En este caso has de pensar no sólo en la posibilidad del sitio físico sino también en los posibles accesos a ese sitio en el que harás los eventos, ya que es importante facilitar el acceso a los sitios, si la gente se pierde o no lo tiene fácil para llegar puede ser que pierdas personas con las que te puede interesar contar en el evento. Por supuesto, determina los espacios necesarios para los eventos, de forma que tengas claro sitios mínimos requeridos, y también es muy importante que dejes bien definido si necesitarás coordinadores en las diferentes zonas de los eventos, sobre todo cuando sean eventos muy grandes. Si el evento es on-line o a través de sistemas de webinars, puedes leer mi post sobre 8 sistemas de Video conferencia 100% Gratis

6.- Analiza si necesitarás ayudas externas. A veces empresas o personas extra que te aporten un poco de apoyo tanto en la gestión de los eventos como en la ejecución de los mismos te permiten respirar y no tener que estar pendientes de los mil detalles que pueden surgir.

7.- Haz la planificación del programa del evento. De esta forma podrás identificar los costes que te puedan surgir, así como los costes ocultos que muchas veces pueden surgir y que si no los tienes estimados irán contra tus resultados. También es importante que cuentes con un 5-10% de gastos imprevistos que te pueden surgir, no es la primera vez que un invitado al evento ha tenido un problema con los vuelos y hay que pagarle un billete de avión desde una ciudad diferente a la que estaba inicialmente planeado (por ejemplo).

8.- Estudia bien cuales son las principales fuentes de ingresos para los eventos. Una de las cosas que falla muchas veces en este ámbito es saber quién está dispuesto a pagar y porque está dispuesto a hacerlo. Pueden ser pagos por la entrada al evento, patrocinadores, empresas expositoras colaboradoras, etc.

9.- Desarrolla la línea de tiempo completa de los eventos. Necesitas detallar que ocurrirá en cada momento y las personas que serán las responsables en cada área o momento determinado, por ejemplo, puedes contar con moderadores para una parte de los eventos y ellos serán quiénes dirijan una sala o ponencia. Es importante que definas claramente que ocurre y cuando. Y cuando tengas  esta línea de tiempos desarrollada envíasela a cada una de las personas que está implicadas en la ejecución y organización del evento, de esta forma tendrán todas la misma guía de ejecución.

10.- Determina cuales son los puntos clave principales del evento:

  • Programa: Que quieres que ocurra en los eventos y cuando, con actividades bien detalladas
  • Presentadores o Invitados para dar una ponencia, has de tener bien claro si hará falta un presentador, quiénes son los ponentes o invitados para dar una charla o ponencia y que te interesa de ellos, es importante que tengas bien claro si estos están bien orientados con los objetivos de inicio que quieres conseguir con los eventos, y por supuesto, el tiempo que quieres que hablen y si existirá tiempo para preguntas o no, por ejemplo.
  • Equipos necesarios: Tienes que tener claro que te hará falta, por ejemplo, micrófonos, cámaras de vídeo, ordenadores para las presentaciones, proyectores LCD o LED, equipos de sonido, tecnología de streaming (si quieres emitir on-line el evento o partes del mismo), etc. Y lo más importante, en caso de ser un equipo, quién es el responsable de llevar y hacer que esos equipos estén en el evento y estén funcionando sin problemas.
  • Materiales necesarios: Carpetas, folletos, materiales de los patrocinadores, mesas y/o sillas en caso de que hagan falta, posters para la entrada o para varios sitios, materiales de cabeceras del evento, por si quieres poner murales o similares, etc. Hay eventos en los que puedes dar unas tarjetas o unos idetificadores, esto has de tenerlo completado también, etc. Y al gual que en el punto anterior, quién es el responsable de llevar y colocar estos materiales.
  • Premios y/o reconocimientos: Si vas a ofrecer premios o reconocimientos a los asistentes o a las invitados has detenerlos bien organizados, etc.
  • Materiales de relaciones públicas: Todos los materiales que vas a necesitar para dar a conocer el evento, Flyers, notas de prensa, envíos de emails a usuarios, publicidad en diferentes medios, Página web del evento, formularios de registro, formas de pago integradas on-line, etc. Y es importante también que sepas y tengas claro quién se ocupará de esta actividad.
  • Comunicación interna: Fundamental, la forma en la que todo tu equipo se va a comunicar antes del evento y durante el evento, puede por email, por un sistema interno de mensajería o intranet, por teléfono, etc. Parece sencillo, pero luego nadie se acuerda del número de teléfono de alguien o del email de alguien.

11.- Puntos y decoración adicional: Si quieres añadir algún tipo de decoración adicional, hay cosas que parece que no están durante el evento pero que muchas veces son fundamentales, como son: La limpieza, Flores y Plantas, Música, Fotografías y Vídeos (muchas veces para las sesiones intermedias), Picoteo, comida o coffe breaks (en caso de haberlos), etc,

Los eventos la gran mayoría de las veces son un gran éxito por su planificación y su buena ejecución

Crear Eventos | Pasos principales para crear y planificar eventos

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