Plan de operaciones; Este post lo quiero hacer también como parte del plan de negocio que puedes encontrar en el post: Cómo hacer un Plan de Negocio para un nuevo negocio o compañí­a (Start-up)

El plan de operaciones es el que marca gran parte de las acciones del back office y sus puntos de enlace con Marketing y Ventas, por ello es importante dejar bien definido, ya que permitirá modelizar y normalizar muchos procesos que son relevantes para una compañí­a y que forman una parte del núcleo de la compañí­a.

Plan de Operaciones, puntos clave:

El plan de producción de productos o servicios dentro del plan de operaciones:

1.- Plan de producción en el plan de operaciones

Es importante conocer los costes de producción y las técnicas de producción utilizadas, este es uno de los puntos clave de la empresa a la hora de conseguir incrementar beneficios para las compañí­as ya que se puede mejorar de forma constante tanto los procesos de producción de producto o servicios, consiguiendo precios mejores cada vez, e incluso apoyándose en la bajada de precios que provoca la propia innovación, como los precios tanto en cuanto a mejoras como a compras por volumen de producto o negociación de volumen horas de trabajo en el caso de servicios.

El control de calidad en el plan de operaciones es fundamental tanto para reducir costes por devoluciones de producto como para que la percepción del cliente sea la mejor posible, las técnicas de control de calidad están muy evolucionadas y permiten tener un margen muy pequeño de error.

Servicio al cliente en el plan de operaciones, es una de las cosas que mantienen la buena marcha de la compañí­a, ya que es el punto de unión entre la producción y los problemas del cliente, un servicio al cliente  bueno permite identificar problemas directamente desde el punto de vista del cliente, en muchas ocasiones en forma de queja, que si se organiza bien por la empresa puede ser un valor altí­simo para conseguir una mejora constante en el plan de operaciones.

Control del inventario en el plan de operaciones, la buena gestión del inventario en las compañí­as es una de las claves de la reducción y el control de los costes, por lo que es fundamental tener un buen método de control de inventarios.

Desarrollo de producto en el plan de operaciones, todo lo relativo a desarrollo del producto es algo que ha de contemplarse claramente en el plan de operaciones, ya que es la base de producción sobre la que posteriormente se desarrollan todos los demás componentes del plan de operaciones.

2.- Localizaciones fí­sicas y digitales en el plan de operaciones

Todo lo relativo a localizaciones es también una parte importante a destacar en el plan de operaciones, aunque en el caso de las compañí­as tecnológicas tendrí­amos que definir aquí­ también lo relativo a localizaciones o deslocalizaciones digitales, ya que además de las propias comunicaciones de la compañí­a tenemos que tener los interfaces necesarios para poder desarrollar la actividad a través de internet u otras plataformas.

Por ejemplo en el ámbito de las reuniones, que es un ámbito que recaerí­a sobre el plan de operaciones, puedes ver un post mí­o en el que hablo de 8 Sistemas de Video Conferencia Gratuitosy si por ejemplo vas a montar una tienda on-line las herramientas hoy en dí­a que existen son buenas y muy baratas, puedes ver otro post en 7 sistemas de commerce para crear una Tienda Online Inmediata.

Por su puesto en el caso que tengas que tener algún tipo de accesibilidad especí­fica es necesario que quede plasmado en ese plan de operaciones y también planificado a nivel económico, lógicamente. Así­ como las necesidades de construcción fí­sica, si se requiere algún tipo de construcción determinada (por ejemplo, los Datacenter tienen una serie de normativas adicionales que cumplir respecto a una empresa normal en materia de seguridad e infraestructuras).

3.- Ámbito legal en el plan de operaciones

El ámbito legal es fundamental en el plan de operaciones y muchas veces al que menos interés prestan los emprendedores, pero hay muchas cosas relevantes en este área a tener en cuenta que no puedes dejar pasar por alto.

Permisos necesarios para la actividad de la compañí­a

Permisos de ámbito laboral, salud y medioambiente en la compañí­a, dependiendo de cada paí­s hay unos u otros, aunque son más o menos semejantes.

Ámbito Urbaní­stico y de construcción, así­ como de servicios necesarios. Por ejemplo, si es necesario desarrollar una nave industrial para una actividad es necesario ver lo que el municipio o el city manager marca como necesario.

Seguros y temas actuariales necesarios y también de cobertura a posibles incidencias en las operaciones o en las actividades diarias.

Por supuesto, todo lo relativo a patentes, marcas y licencias que puedes tener para conseguir protección de tus desarrollos y demás.

4.- Gestión de personal en el Plan de operaciones

Has de saber en este punto del plan de operaciones el número de empleados que serán necesarios, el tipo de trabajo que desempeñarán y si ese trabajo requiere una cierta cualificación o no, o si es necesario apoyarse en profesionales externos, la estructura de pagos por niveles de la compañí­a, la formación necesaria a nivel general y a nivel departamental.

Por otro lado, necesitas que quede muy claro quién hace qué, es decir, que tareas desempeña cada quién, el plan de operaciones lo agradecerá.

Es superimportante tener en el plan de operaciones una guí­a de procedimientos preparados, y si cada área o departamento lo puede hacer y actualizar cada cierto tiempo es mejor que mejor, eso permite que cuando incorporas un nuevo miembro en el equipo, esa persona se puede poner al dí­a de una forma muy rápida y centrarse en los objetivos del área o de la compañí­a cuanto antes.

Es necesario que definas la tipologí­a de perfiles que vas a tener en cada puesto en el plan de operaciones, tómate tiempo en hacer esto, ya que si tienes esto bien normalizado como una tarea a actualizar en el momento que necesites una persona buena para un puesto tendrás muy claro el perfil requerido, de hecho, este es uno de los enormes errores de las empresas, incluso de los departamentos de selección, ya que muchas veces personas que se incorporan a las compañí­as se requiere que desempeñen funciones que no son por las que se les contrató y esto puede generar gaps de motivación en las personas.

En caso de que el perfil de trabajadores que tienes en el plan de operaciones no pueda permitirte conseguir profesionales a un precio que tienes definido, contempla también la opciones de tener en el plan de operaciones profesionales externos para cumplir ciertas tareas.

5.- Gestión de inventarios en el plan de operaciones

Es importante tener contemplado en el plan de operaciones los inventarios con los que trabajará la compañí­a, tipologí­a de materiales o equipos sobre los que se realizan los inventarios, valor medio de los stocks que se debe tener para que esto cubra las necesidades de la compañí­a pero no haya un sobre exceso de peticiones de materiales que puedan no ser utilizados y se convierta en dinero tirado a la basura. Tiempos medios en los que recibirás esos stocks en caso de necesitarlo y gaps de tiempo en la entrega con los que trabajar, de hecho en este punto a veces se trabaja con proveedores que firman contratos en los que existen penalizaciones en el caso de que no se hagan las entregas de la forma correcta en tiempo.

6.- Gestión de proveedores en el plan de operaciones.

Es muy importante tener una base clara de proveedores, con el listado de los que existen e incluso buscar comparativas del sector de los mismos, a veces puedes conseguir comparativas que te permiten conocer los que mejor o peor operan, los más caros, los que mejor o peor tienen su servicio, etc. Polí­ticas de pago con ellos, etc.

7.- Polí­ticas de crédito en el plan de operaciones.

Si vas a ofrecer polí­ticas de crédito o sistemas de pago concretos a los clientes necesitas registrarlo en este ámbito del plan de operaciones, ya que hay una serie de negociaciones con los bancos o gestión con los operadores de crédito o sistemas de pago que realizar para que las cada operación con los clientes permita una fórmula de pago a esos clientes que les permita tener rápido su producto y que los pagos se hagan de forma sencilla.

8.- Gestión de pagos y cobros en el plan de operaciones

La forma en la que mejor funciona el tema de cobros y pagos en las compañí­as suele ser cuando dependen del ámbito del plan de operaciones, por supuesto con interrelación al plan financiero, pero dependiente del plan de operaciones que tiene acceso a las operaciones completas de la compañí­a. En este punto hay profesionales que prefieren incorporarlo en finanzas este tema, pero la experiencia en el análisis de más de 150 compañí­as personalmente en USA, Latinoamérica y España a mi personalmente me parece que es mejor que dependa de este área.

El plan de operaciones hace que al compañí­a tenga una estabilidad importante y una forma rápida de acción en caso de problemas de gestión.

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